Mit dem Gedanken mein Leben etwas minimaler zu gestalten, kam zwangsläufig auch das Thema Papier und Büro in Spiel.
Dabei stellte ich mit die Frage: “Ist das Konzept des papierlosen Büros wirklich eine Illusion?” Ich denke nicht. Der Gedanke ist wahrlich nicht neu, bereits 1975 wurde ein erster konkreter Entwurf eines solchen Büros in einem Artikel der Business Week, Nr. 2387, publiziert. Und es folgen weitere in den Jahren.
Dieser Artikel verfolgt ein paar Gedankengänge und Ansätze, wie Du Dich aus einer übermäßigen Papierflut befreien kannst.
Inhaltsverzeichnis
Das papierlose Büro
So richtig bewusst konfrontiert mit dem Problem Papierverbrauch wurde ich bereits vor ein paar Jahren. Ich hatte mir vorgenommen, meine Papierberge zu sortieren und in einem zweiten Schritt die wichtigen Sachen zu digitalisieren.
Als ich mich an das Vorhaben heranmachte, merkte ich zum ersten Mal bewusst, was für eine Masse an Papierverbrauch man doch eigentlich hat. Bis zu diesem Zeitpunkt war es für mich normal, alles zu Papier zu bringen, egal ob es eine Telefonnummer war, eine Idee oder irgendwelche Tutorials oder Gedanken, die man sich merken wollte.
Ganz unabhängig von der Idee, ein papierloses Büro einzurichten, machte ich mich schließlich ans Werk. Aus heutiger Sicht sind das die entscheidenden Punkte gewesen, in dieses Konzept einzuschwenken. Dass man die Entscheidung trifft, es endlich anzugehen, verbunden mit der Frage des WIE.
Seinerzeit war mein erster Gedanke dazu, wie ich die ganzen Informationen auf dem Rechner ablege. Ich feilte lange an einer sinnvollen Ordnerstruktur. Diese ergab sich letztlich aus meinen Interessen und sich logisch ergebenden Punkten selbst.
Eine schlichet Unterteilung in einzelne Sachgebiete, die sich wiederum in sinnvolle Untergruppen aufteilten. Dieses Grundprinzip hält bis zum heutigen Tag und funktioniert perfekt für mich.
Das Entscheidende ist, die Unterlagen auch sofort in dieser Ordnerstruktur abzulegen. Hinzu kommt, bereits im Vorfeld eine genaue Auswahl zu treffen, was man letztlich aufbewahrt. Viele muss nicht über Jahre gehortet werden! Zeitnah erledigen und dann weg damit. Das befreit den Kopf und die Gedanken.
Tiefe Einsichten
Die zweite große Einsicht zu diesem Thema erhielt ich dann beim Studium. Wenn man sich im Bereich Mediendesign bewegt, kommt irgendwann auch mal die Papierherstellung zur Sprache.
Neben dem interessanten Wissen um das Handwerk selbst, wird man unweigerlich mit Zahlen und Fakten konfrontiert.
Hauptrohstoff in der Papierherstellung ist Holz und Wasser, das sollte nichts Neues sein? Welche Menge in diesem Produktionszweig verbraucht werden, ist allerdings schon eine ganz gewaltige „Hausnummer“.
Spätestens jetzt rückte die Idee des papierlosen Büros immer näher. Daher stand für mich fest, das Vorhaben in Zukunft in einem papierlosen Büro zu arbeiten, noch intensiver zu verfolgen.
Das galt für das Private genauso wie für die Gründung meiner Firma. Entscheidend ist aber, dass wir anfangen, nachhaltiger mit unseren Ressourcen umzugehen!
„Verantwortlich ist man nicht nur für das, was man tut, sondern auch für das, was man nicht tut.“
Laotse
Es wirklich durchzuziehen, ist das Schwierigste daran
Eine Basis in Form einer sinnvollen Ordnerstruktur meiner Photoablage existiere ja bereits auf meinem System. Diese wurde nun erweitert, um den Anforderungen meiner privaten und geschäftlichen Korrespondenzen gerecht zu werden.
So gibt es mittlerweile einen privaten Bereich, ein „Lager“ Bereich für die Ressourcen (Schriften, Grafiken, Texturen und Bilder), Platz für allgemeine Firmeninterna und die ehemalige Kundenmappe wurde auch zu einem übersichtlichen Ablageort auf dem System.
Wo ich mich lang mit schwergetan habe, war die korrekte Dateibezeichnung. Viel zu oft wird mal kurz eine Notiz mit einem einfachen „info.“ weggespeichert. Es liegt auf der Hand, dass dies recht bald für Verwirrungen sorgt!
Geholfen hat mir in beiden Fällen, Ordnerstruktur und Dateibezeichnung, ein Blick in die Industrie. Speziell in den Zweig Lagerhaltung und Logistik. Moderne Lagerverwaltungen verfolgen das sogenannte System des „Break Down Index“ in Verbindung mit der Vergabe von Nummernschlüsseln.
Ein Ansatz, den man leicht auf seine Bedürfnisse adaptieren kann. Neben einer übersichtlichen Struktur der Daten war es mir auch wichtig, diese ggf. vor Ort beim Kunden zur Verfügung zu haben. Also kam in letzter Instanz nur ein cloudbasiertes System in Frage, auf dem ich ein Teil der Daten aufbewahren kann.
Apple vs. Windows
Bei dieser ganzen digitalen Geschichte kommt unweigerlich auch die Frage nach dem „besseren“ Betriebssystem auf den Tisch. Um es vorwegzunehmen, es war und ist ein ganz persönlich und individuelle Entscheidung und ein Stück weit abhängig von Deinem Vorhaben.
Jedes dieser Systeme hat sein Vor- und Nachteile, die man für seinen persönlichen Fall abwägen muss. Ich arbeite seit Jahren in beiden Welten und bemerke tagtäglich die kleinen Unterschiede. In meinem Hauptjob komme ich an Windows nicht vorbei, privat allerdings bin ich mittlerweile der überzeugte Apple-User geworden.
Mein Einstieg ins digitale Zeitalter begann auf Windows und ich habe jahrelang damit gearbeitet. Persönlich wie auch in meiner Firma schätze ich jedoch das Apple-Ökosystem. Mit Sicherheit findet man auf beiden Systemen Tools zur Caosorganisation. Ich persönlich bevorzuge allerdings den Ansatz des geschlossenen Systems, wie es Apple seit seiner Gründung verfolgt.
Von Werbung, Rechnungen und anderen Zettellaschen
Ein weiterer Gedanken galt der gesamten Papierflut von Außen. Sprich allem was man so an Post und Werbung ins Haus geschickt bekommt.
Bereits seit Jahren behalte ich es mir vor keine kostenlosen Zeitungen und Werbung zu bekommen, und das klappt auch recht gut. Den sogenannten Verbraucherinformationen entkommt man ja nicht wirklich, daher muss ich sie nicht auch noch in Papierform herumliegen haben.
Auch 95 % meiner Korrespondenz wickle ich derzeit digital ab. Teilweise sind große Konzerne bereits selbst auf das Problem Papierverbrauch gestoßen und bieten Dir den Digitalverkehr von sich aus an.
Gleiches gilt natürlich auch für meinen eigenen Schrift- und Bankverkehr. Soweit es möglich ist, erledige ich diesen Online oder über E-Mail.
Mit der Gründung meiner Firma stand auch wieder die Buchhaltung auf dem Plan. Hier galt es, abzuwägen, was man in seiner gewählten Rechtsform benötigt. Mittlerweile bieten aber viele Buchhaltungstools cloudbasierte Lösungen an.
Im Rahmen des papierlosen Büros liegen die Vorteile auf der Hand. Alles spielt sich nur noch am Rechner ab, einzig einige gescannte Quittungen in einem Ordner erinnern noch an die Papierberge vergangener Buchhaltungstage.
Hierzu hatte ich mir im Rahmen meiner Firmengründung einige Anbieter genauer angeschaut und habe mich letztlich für „Lexoffice“ entschieden. Eins stand aber von Anfang an fest, es sollte so „einfach“ wie möglich sein und mir ein flexibles Arbeiten erlauben.
Mitentscheidend bei meiner Wahl waren die moderne und intuitive Bearbeitungsoberfläche, eine umfangreiche Dokumentation, die papierlose Anbindung an ein Steuerbüro und letztlich auch die Möglichkeiten verschiedene Zahlungsmethoden wie z. Bsp. PayPal zu integrieren.
Ein übergreifendes Dateiformat
Eine weitere, große Herausforderung in einem papierlosen Büro ist die digitale Form Deiner Dokumente. Letztlich kommt hier nur ein übergreifendes Dateiformat in Frage, und das ist momentan das PDF-Format von Adobe mit seine vielseitigen Möglichkeiten.
Alle privaten und geschäftlichen Dokumentenscanns erfolgen automatisch in dieses Format, für spezielle Fragebögen und Checklisten, die an den Kunden gehen, habe ich mir interaktive PDF´s erstellt. Dies erlaubt dann auch eine nachträglich digitale Bearbeitung und Signierung, wenn erforderlich.
Was in diesem Zusammenhang auch immer weiter in den Focus rückt, ist die sogenannten Zusammenarbeit in einem Cloudsystem. Sei es nun Intern oder mit dem Kunden.
Derzeit bieten alle Großen wie auch kleine StarUp derartige Systeme an. Im Rahmen meines Vorhabens war auch bei mir die Überlegung, wie ich dies für mich persönlich und meine Kunden nutzen kann.
Zur Bearbeitung eines Auftrages benötige ich allerhand Material vom Kunden wozu sich der Austausch über eine Cloud hervorragend eignet. Aber auch die Bereitstellung und Bearbeitung von Dokumenten wird so, auch über große Distanzen, machbar.
Was mir letztlich auch die Möglichkeit biete, Aufträge nicht nur Deutschlandweit sondern auch international zu bearbeiten. Das eröffnet – vergleicht man es mit früheren Tagen – ganz neue Möglichkeiten.
Quelle des Wissens
Ein nicht unerheblicher Punkt, der sich allerdings er unbewusst verändert hat, ist die allgemeine Informationsbeschaffung. Vor ein paar Jahren war ein Buchladen für mich das, was ein Schuhladen für manch eine Frau ist.
Zu jedem erdenklichen Thema wurde ein Buch gekauft. Das hat sich in der letzten Zeit allerdings gewandelt. Hauptquellen für meine Informationen sind heute mehr Blogs und ausgesuchte Podcasts.
Der Vorteil hierbei, ich kann ganz gezielt Informationen konsumieren die mich interessieren und zudem sind diese Quellen zum größten Teil auch noch kostenfrei.
Das heißt allerdings nicht, dass ich keine Bücher mehr lese. Ich schätze nach wie vor das haptische Gefühl, Seite für Seite der Geschichte in einem Buch zu folgen. Allerdings sind die Bücher jetzt ausgesuchter und inhaltlich wertvoller.
Vollgekritzelte College-Blöcke
Wenn derzeit auch noch nicht alles zu 100% meine Vorstellungen entspricht, so zeigt sich doch bereits jetzt ein positiver Erfolg.
Die Kostenbelastung, speziell im Bürobereich sind fast gegen Null gelaufen. Der Zugriff auf die digitalen Informationen gestaltet sich Dank einer Volltextsuche recht einfach und deutlich zielgerichteter.
Kein langes durchblättern und suchen mehr in irgendwelchen alten, vollgekritzelten College-Blöcken in denen man unter Umständen nicht mal mehr seine eigene Handschrift entziffern kann.
Und auch bei einer Auftragsbearbeitung haben sich die Arbeitsschritte deutlich vereinfacht, zumal ich nicht unbedingt auf ein Büro als solches angewiesen bin, was letztlich auch wieder Ressourcen und Zeit spart. Vor diesem Hintergrund kann ich auch sehr schnell und flexibel auf Korrespondenzen und Kundenanfrage reagieren.
Unterm Strich
Zugegeben, es steckt eine Menge Arbeit dahinter wenn man seine laufende Papierwirtschaft ins Digitale überführen möchte. Zudem kommt auch eine gewisse digitale Affinität, gewohnte Arbeitsschritte nun digital und online zu erledigen.
Es wird ein Prozess, der einer gewisse Umgewöhnung bedarf und auch ein wenig Zeit in Anspruch nehmen wird. Entscheiden ist aber, diesen Entschluss einmal zu fassen und ihn dann, mit einem detaillierten Plan und einer gewissen Ausdauer, zu verfolgen. Es lohnt sich in jeder Hinsicht!
Noch mehr minimalistisches Gedankengut:
Teil 1: Weniger ist definitiv mehr
Teil 2: Wie Du Ordnung auf deiner Festplatte schaffst
Teil 3: Das papierlose Büro – Eine Illusion?
21. Juli 2024 @ 16:00
Als Angestelltem im Öffentlichen Dienst hat man meist wenig Einflussmöglichkeiten auf den Papierverbrauch auf Arbeit. Wobei wir da bei der innerbetrieblichen Kommunikation schon recht gut sind. Auf einem Zentralen Server gibt es auch eine verwaltungsgeprägte Ordnerstruktur, in der man auch nicht immer gleich das findet, was man sucht, aber immerhin. Es fehlt dann doch eine Suchfunktion, die als PDF gescanntes Papier im Text durchsuchen kann. 😉
Aber es gibt ja auch noch ein Privatleben und die Freizeit, in der ich in den letzten Jahren auch langsam aber sicher den Papierverbrauch minimiert habe. Zumindest den eigenen. Ins Haus kommt ja immer noch Papier, erfreulicherweise aber – dank eines entsprechenden Aufklebers am Briefkasten – nur noch an mich adressiertes. Der Aufkleber wirkte wirklich wunder und minimierte mein Altpapieraufkommen um 95%.
Aber auch das selbst bedrucken von Papier tendiert mittlerweile bei 0. Ich habe zwar noch einen Drucker, der seinem äußeren Anschein nach aber mittlerweile von ein oder zwei Spinnen bewohnt oder zumindest als Futterfangplatz genutzt wird. Das war mal anders. Hobbybedingt lag man Druckausstoß mal bei 30-40 Seiten pro Woche, nach einsprechenden Umstellungen und Inswebverlagerungen war es dann eine gewisse Zeit nur noch 1 Seite pro Woche, und auch die ist es jetzt nicht mehr. Und sollte ich doch mal wirklich etwas ausgedrucktes brauchen, schicke ich mir das als PDF auf Arbeit und druck es dort aus. Aus aktuellem Anlass war das in den letzten Wochen auch mal 2 oder 3 Seiten, sonst monatelang aber auch gar nichts.
Es geht also, mit dem papierlosen Büro. Auch Privat. Wenn man nicht unbedingt das Ausdrucken von Bildern oder schrecklichen Grafiken mit 7 Schriftarten in Pink und Gelb für die Verwandtschaft als Hobby erkoren hat. 😉
22. Juli 2024 @ 8:56
Der Zeitaufwand und die Kosten sind heutzutage starke Argumente, so etwas weit nach hinten zu schieben. Je größer die Institution/Firma, umso länger wird dieser Prozess dauern. Ich merke auch immer wieder wie schwer sich auch die „alte analoge Garde“ mit dem Thema Digitalisierung tut. Es gibt ja immer noch einige, die nicht von ihrem Fax ablassen können!
Im privaten kann man da definitiv schon mehr umsetzen, je nach Hobby. 😉 Meinen Drucken habe ich seinerzeit mit dem zweiten Satz ausgetrockneter Druckerpatronen gleich mit entsorgt.